每一天，你的公司创造了数百甚至数千份文件。 这些合同，协议，演示和建议被您的集体团队生成，存储和共享。 但是，每个 新文件带来了管理的挑战。
       你如何确保创建了正确的文件？ 
       你如何帮助团队一起工作，创造精彩伟大的内容？
       你怎么能安全地管理您的文件以便他它们是很容易被找到？
       当你需要时你怎么能快速访问您的文件？

一个文档管理解决方案

       文件管理工具来应对这些挑战。 这些技术可以帮助团队创建，存储，并在一个安全库中共享文件。他们显著影响了生产力，让用户有效地共享信息。 而且，帮助整理文件，他们克服了文件混乱。 然而，传统的工具，往往是其复杂性受挫。他们往往强调新功能不能认识用户需要高效的流程,因此，专业人士添加和共享文件发生问题，文档管理效率难以提高。

云是一个管理文档的方法

       基于云的文档管理解决方案已成为近年来的替代品。 规模经济和“随时随地”的可用性已成为云的主流商业用途。 云的规模意味着中型公司和大型企业的团队以较低的成本可以得到企业级的功能。并且没有硬件和其他资本性支出的障碍，他们可以开始更快。文档管理作为一个过程，也利用了这一趋势，应用了以云为基础的技术。无论使用任何工具，重要的是要评估如何适应到您的组织的过程中。本文的步骤通过一个基于云计算的的方法，可以帮助您重新获得对文档生命周期的控制。

创建文档

       文档的生命周期通常始于一个群组的努力。 团队可提交不同线程的内容，对其进行编辑，并加入改进和意见。这些团队往往分散在多个办事处，甚至可能会在其他地区。因此，云部署工具的灵活性成为内容创建的宝贵财富。简单的各方之间的电子邮件文件副本，只会导致版本混乱。同样，依靠共享的驱动器 - 在云中或网络上的 - 是一个非托管的做法，只会导致更多的复杂性。 另一种方法是合著者文件的联机。 经常使用的技术可以让用户访问基于浏览器的文档编辑工具，添加和修改的内容，因此他们需要在一个标准的文字处理器进行。 这对用户是特别有用的，移动性很大，广为扩散时，启用云避免VPN问题并与距离无关。同样，一些基于云的文件管理工具可以集成到Microsoft Office。 文件管理工具没有这种集成，没有基于云或以其他方式，是不太可能被用户采用。毕竟，改变的过程是困难的，重要的是，得到了使用方式很好的解决方案。许多文件的创建不是​​由单个用户或用户组成的团队完成，而是集体。 例如，您可能有大量的自动生成的发票。或者，您可能需要扫描和存储基于纸张文件。 或者，文档可能来自传真服务器。 一个有效的云工具将集成传真和扫描服务器来自动将文件导入到文档管理解决方案。

管理文档流程

       因为文件往往由多人产生的，重要的是要控制其生命周期。 这意味着要为文件从创建到完成建立工作流。 使用一些基于云的文件管理工具，您可以建立工作流程，并自动进入一个受控的审批过程中的文件。云协助攻这个过程，甚至可以通过互联网远程审批确定文件。 文件是随时间的变化而存活的。因此，用户需要保留顶部的变化。 由于新的内容添加到一个建议，你需要知道发生了什么变化，如有必要可以恢复。你应该能够订阅感兴趣的文件，这样你就可以留在其演变顶部。 同样，您的文档更容易通过互联网访问，让您快速发现不必要的变化，或需要访问最新版本。 此外，文档往往重视他们的具体时限。 例如，可能需要在设定的日期审查预算。或者，合同可能需要在某一特定日期将延长。 文档警报应可用在需要审查时可以提示给您或您的团队.因为随着时间的推移，你应该看看团队成员的文档分享见解，以帮助提高文件的质量。 所以，你应该有评论功能和​​使用跟踪监测同事对文档的看法，它是如何可以改善。云再次提供了一个理想的协作平台，用户可以从任何地方连接和评论。

组织文档

       文档被创建使用。 这需要他们可以很容易被您的同事发现。要做到这一点，你的文档应该是井井有条。 通常情况下，这涉及到创建基于文件夹上的结构。 所以，你可能有一个“财经”和“会计”，“审计”，等等子文件夹。当然结构取决于您的组织如何占用信息。 但是，一些文件适用于多个文件夹，不畏严格分层的方法。 这是“网络”组织文件的方法，很宝贵的。 例如，带说明的标记文档允许文档在几个主题基础上进行分组。因此，“新员工”的文档，所有在同一时间,可以根据人力资源，公司的政策，和员工的工具分组。 这种组织文件的方法，可以让用户浏览他们感兴趣的，或使用搜索功能来查找他们所需要的。良好的工具有先进的搜索功能，搜索按照文件名称，说明，或在文档内容本身甚至。 例如，在一个PDF文档的文本内部。

访问文档

       最高质量的文档如果它不能很容易地访问也是无用的。 在这里，以云为基础的工具特别有用。 云的全球性质意味着，授权用户可以简单地登录到他们的库里查看，修改，或下载文件。 在此前,常常苦于在路上时无法访问文件. 这可以为审计师，会计师，律师，及其他专业人士，经常出差或工作异地的人来用。 与同事共享文档，这是一个重要因素。 比较标准的工具，让您共享链接或文件作为附件发送。 但重要的是再次访问。 链接是不相关的，如果收件人在半路上不能访问它。 基于云的工具提供的辅助功能。与此同时，处理敏感文件时，重要的是要监视一个文件共享。 审计访问和共享文档有助于避免合规性问题。

KnowledgeTree

       所有这些都可以由KnowledgeTree软件来完成。